ご自身の残業が減らなくて困っている。
課員の残業が減らないが、会社からは減らすように指示されていて板挟みの状態。
そんな悩みを抱えている方はいらっしゃいますでしょうか。
私が所属している課は他の課に比べて残業時間が多く、月平均で５０時間ぐらいしている組織です。
その組織の時間外がどうすれば減らすことができるか、
ちゃんはまさんの「定時ダッシュのオニが教える超タスク管理術: 残業ゼロで早く帰る技術 ゼロ残」を読ませていただきました。
こちらの内容が少しでも、残業が減らないと悩んでいる個人の方、組織長の方の参考になれば幸いです。
なぜ残業が減らないのか？
・「残業時間が長い」＝「努力の証明」という考えが残っている
・楽して稼ぐ方法はダラダラ残業すること。テキパキ働くことを忘れている
・長時間労働が残り、生産性が引くまま働き続けている
E－POD（イーポッド）
本書では上記のような方法で説明をされております。
その中で、特に困難で、時間がかかりそうなP：処理する（Preparation）のなかの「分解する」について補足いたします。
P：処理する（Preparation）→
タスク管理は料理に似ている（食材の皮をむく、食べやすいように切る、下味をつける、焼くなど完成までに様々な処理をする）
１細かく分解する 「抽出したタスクに対してどんどん小さい単位のタスク分解をする」
分解のコツはは下記の３つ
・５W１H
・誰に決定権があるか？
・何が必要か？
重要なことは、分解の目安はタスクの文言だけで見て行動できるまで
こちらの方法を聞いて、どのように感じますでしょうか。
私はこれは結構大変なのでは・・・と正直思ってしまいました。
自分の業務を細かく、５W1Hで分解したり、タスクの文言だけで行動できるようになるまで・・・
そんな時間があったら、作業に取り掛かった方が早いのでは？と思いました。
しかし、本書にもありましたが「自己流は事故る」。
まずは素直に自分の業務分解をしていくことをしてみましょう。
タスクの文言だけで行動できるようなするということはこれって業務マニュアルでは？と思いました。
自分のタスクをここまで作ることは自分の作業効率が上がるだけではなく、
そのマニュアルは引継ぎ資料になって、結果的に他の人にも任せられるようになります。
その資料は自分が急遽休む場合でも、他者でもできるほどに落とし込まれていれば、
結果的に自分や組織長だけでなく会社としても、メリットが大きいのではないのでしょうか？
まずは、自分の業務のマニュアル作成を始めてみてはいかがでしょうか。
タスクを終わらせられないあなたへ
本書では、下記の４つが紹介されておりました。
①とりあえずはじめの一歩を踏み出すことで作業興奮のスイッチをオンにする
作業興奮→やる気がない状態でもいったん行動を始めると、やる気が出て簡単に継続できるようになる現象
②ポモドーロテクニックを利用して集中。
→タイマー２５分セットし集中（席は立たない）、５分休憩（ストレッチや少し歩くなど脳を休めるため、スマホは見ない）
→人は不完全を嫌う性質があるため、タイマーがなったら必ず中途半端でも切り上げる。
続きが気になって仕方がなくなり、休憩後もタスクに取り組みやすくなる
③現実とのギャップを確認する
④長期管理はガンチャートを使う
深堀改善「なぜ×なぜ×なぜ」Remedialとは？
本書では、E－PODに二つの「Ｒ」が紹介されいており、個人的に新鮮だったRemedial（改善）をご紹介します。
毎日その日の終わりに１０分間のタスクを見直す時間を設ける
①なぜ予定より遅れたか？
②なぜ予定より早く終わったか？
→人は失敗に注目しがちである。成功体験の理由を改めて考え直すことで、自己肯定感アップ。他の業務の転用を考える。
③なぜ予定通りになったのか？
→無意識のうちにバッファ時間をしていた場合は、さらなる効率化を目指す
いかがでしょうか。
予定より遅れた理由は、上司からも聞かれることがあったりするので、よく考えがると思います。
しかし予定通りになった理由や、予定より早く終わった理由を考えることはありますでしょうか？
予定より早く終わったことを一日振り返ることで、「自分にもできる！」自己肯定感がアップされるので、
より効果的だと思いました。
ご自身の部下や後輩に、仕事が予定より早く終わった場合は、「なぜ予定より早く終わったと思う？」など
質問を投げかけてみるのはいかがでしょうか。
部下、後輩の自己肯定感アップはもちろん、回答の中には課員に共有することで、課全体の効率アップにつながるコツなどが見つかるかもしれません。
まとめ
いかがだったでしょうか。
個人的にはポモドーロテクニックは本を読み終えた次の日から早速実践をしてみました。
集中力が増すことはもちろん、自分は腰痛持ちのため、5分間の休憩でストレッチをすることで腰の痛みも改善されました。
自己流は事故ると書いてある通り、紹介をさせていただいた内容の一つでも実施をしていただけると幸いです。
すぐに効果がでなくても、「できない」のではなく、「今はできない」だけ
新しいことにチャレンジすることで、新しい成果が出てくるはずです。
まずは自分が変わることで、周りにも影響をさせることができます。
この中で効果が出たことを、周りの人に紹介をしてみてはいかがでしょうか。
最後にFacebookのマークザッカーバーグの名言をご紹介させていただきます。
Done is better than perfect（完璧を目指すよりまず終わらせろ）
最後までお読みいただきましてありがとうございます。
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