本書を読んで、２回目の２か月の育休取得が無事に出来ました。
娘へのメッセージ
「仕組みを作る側になりなさい。仕事が楽しくなるよ」
今回は泉正人さんの「 自分とチームの生産性を最大化する 最新「仕組み」仕事術」をご紹介いたします
本書を読んだきかっけは泉正人さんの「仕組み」仕事がとても参考になったので、２回目の育休取得の前に、本書を読ませていただきました。
「仕組み」仕事の内容は下記のブログにまとめております。
下記では本書を読んで、①やったこと、②刺さったこと、③今後やりたいことに分けて紹介をいたします。
本書は、これから新しく部下ができる方や育休取得に向けて自分の業務を引き継ぐ必要がある方など、参考になると思いますので、
ぜひお読みいただけると幸いです。
やったこと
口頭で教えてはいけない
引継ぎを口頭で行うのは実は一番効率が悪い
なぜならせっかく丁寧に説明していたのに相手が真剣に聞いていなかったら、同じ説明を繰り返す恐れがある
一度伝えたことを他の人に教えるときに、また同じ説明を繰り返す必要がある
マニュアルを作成する際の３つのルール
１口頭で説明しなくても伝わる内容にする
２スキルや経験のない人でもミスが起きない内容にする
３ミスが起きなくなるまで改善を繰り返す
育休取得期間中は、コミュニケーションを取ることがかなり厳しい為、マニュアルを作成して、確認しなくてもわかる詳細で具体的な仕組みづくりを作成しました。
刺さったこと
仕組み化で意識改革「自分が最高のスキルを持っているプロ集団の中の一人」へ
「自分がやった方がベター」という発想をなくす仕事を抱え込む人がよく言う自己弁護は「人に振ると、仕事の精度が落ちる」
しかし本来は他の人に任せると「仕事の精度が落ちる」というのは自分が作った「仕組み」の精度が低いことが理由なのであって、「仕組み」の精度を高めれば解決する問題
「どのようにすれば「仕組み」を作れば仕事を人にまかせられるか」という思考に変える業務を分解して、段階的に仕事を人にまかせる
自分がやっていた連結決算説明資料を作成して経理部長へ説明するという仕事は「データのダウンロード」「差異コメントに記載」「説明」に分けることが出来た。業務を分解をして、徐々に引継ぎを行いました。
段階的に仕事を人にまかせられると、今度は他の人の得意とするスキルが見えてくる
最初は自分でできる仕事を、他人（多くの場合は部下）の誰かに任せようと考えていた思考から抜け出し、それぞれの分野で最高のスキルを持っている人で１つのプロジェクトを築き上げようという思考に変わるすると
「自分が上司で他人が部下」という思考から、「自分が最高のスキルを持っているプロ集団の中の一人」となる
「仕組み」に仕組まれるより、仕掛ける側に回ろう
自分の立場が弱いうちは、どうしても他人が用意した「仕組み」に従わないといけない
上司の仕組み、会社の仕組み、業界の仕組み、場合によっては国の仕組み。
好むと好まざるにかかわらず、世間はそうやって秩序を保っている
他人の「仕組み」によって働き続けるか。
早く成長して「仕組み」を仕掛けていく側に回るか。
今までの働き方の尺度でみれば、こうした話は生きざまの問題で片づけられていた。
しかし、今後は人工知能が人間にかわりに単純作業を行うようになることが確実視されている。
そのような状況では、今のうちに「仕組み」を作る側に回っておくことは、生活の質を守る最低条件になるのではないか。
やりたいこと
仕組みを使う仕組みの構築→チェックシートの用紙を「日報」として使う
例えばチェックシートがすべて記入出来たら、最後に日付と名前を書いて事務局に提出する」というルール作り
課内の意見から不要論が出ていた週報も、上司が作ったチェックシートに終わったか終わっていないかを回答する形であれば、聞きたかったことは聞けるし、担当者も業務をやることを忘れないし、フォローができる。
なお、「共同編集型」して、担当者ごとのマトリックス表にすれば、一覧で確認することが出来て、課員でも共有ができる。
リーダー不要の「仕組みマネジメント」→強み発見シート
スタッフ全員に「強み発見シート」という独自マネジメントの「仕組み」を採用
主に現場で業務を任せるときの基準として使う
組織の力を最大限に発揮するには、個々のスタッフが自分の得意な仕事をし、成果が出るようにする
各スタッフの強みを社内全員で共有することで得意な仕事がどんどん集まる
その強みをさらに伸ばすことで組織に貢献していく
スタッフの強みを「見える化」することは、自分たちの組織に足りないものがはっきりする
得意なことをやりたいし、苦手なことは出来れば避けたいのが人である。強み・苦手を上司が知ることで、仕事の分担もやりやすい。「好きを仕事に」へのサポートが出来て、部下も幸せになる
皆の頭の中を同時編集する「共同編集型会議」
参加者全員が書記になる
すべてのアイデアが可視化される
会議がフラットになる（人前で話すことや苦手な人や引っ込み思案な性格の人でも、周りを気にせずアイデアが出せる）
個々の能力が生かされやすくなる（肩書や声の大きさというバイアスを排除できる）
普段は控えめな人でも会議への参加意欲が高まる
スピードアップが図れる
経理部会という５０人ぐらいの場で参加する場で、部長の説明の後に質問はないかという流れがある。しかしその場で質問をするのはかなりハードルが高い。特に若手は発言がしにくい。そのためチャットで思ったことを述べられる形式や事前や事後に共同で作業ができるエクセルファイルを用意する方法がいい。
決算後翌月では会計士からの質問が来るが、会計士からの質問に対して担当者は不満を抱きながらやっているが、不満を発言する機会がないと考えられる。
そのため、会計士の質問依頼の一覧から、担当者のコメントなどを書けるエクセルファイルを用意する。
まとめ
本書を読むことで、仕事を他の人に任せることの大切さとより具体的な方法について学ぶことができます。
「自分で覚える」、「誰かに確認をする」、「教える時間作る」が削減できて、自分たちが注力すべき仕事、やりたい仕事、得意な仕事、新たな仕組みづくりの時間を作れる。
さらに個人の得意、好きを活かした仕事の担当を任せられるので、仕事の嫌を減らす手助けができる。
その時間が、これからも誰かに必要とされ続ける人材になる手助けになると感じました。
今回のブログでは具体的な自分の業務まで落とし込んでのご紹介をさせていただきました。
今年の夏からタイ転勤で総務経理部長として赴任をするため、部下ができます。
今までマネジメントをしてきていない自分には初めての体験です。
その部下に対しても、やりたいことの内容を実行して、実際の効果や改善点などもご紹介できればと思います。
この度も最後までお読みいただきありがとうございます。
コメント